Digitale archivering: uw hele archief in digitale vorm

Digitale archivering is een manier om uw huidige archief om te zetten in een digitaal archief. Voor uw bedrijf of organisatie heeft dat enorme voordelen. Een digitaal archief neemt nauwelijks ruimte in: er is dus geen noodzaak voor grote kasten vol dossiers. Sterker nog, een digitaal archief is niet aan een locatie of ruimte gebonden. Waar u ook bent, u kunt altijd in het archief kijken. Met de hulp van een archiveringsbedrijf, zoals GMS, is uw nieuwe archief binnen de kortste keren opgezet. Daarmee bent u helemaal klaar voor de toekomst.

Voor- en nadelen van digitale archivering

Digitale archivering is een logische stap, nu steeds meer werk gedaan wordt met de computer. Natuurlijk is het opzetten van een nieuw archief een investering: misschien heeft u het idee dat uw papieren archief zijn recht van bestaan nog niet heeft verloren. Maar de voordelen van een digitale vorm van archivering zijn duidelijk. Digitalisering betekent ook dat u de gegevens in uw archief ontsluit. Een digitaal archief is altijd inzichtelijk – waar u ook bent, en wanneer u ook maar wilt. Het archief wordt bovendien veiliger en duurzamer. Gecombineerd betekent het, dat u met een digitaal archief een grote efficiëntieslag kunt slaan.

Het digitaliseren: hoe werkt het?

Digitale archivering betekent in essentie dat alle documenten, boeken, dossiers en andere paperassen in uw huidige archief omgezet worden naar een digitale vorm. Dat kunt u het beste laten doen door een specialist. Zij inventariseren allereerst het archief: wat voor informatie is er, en hoe kan die het beste worden bewaard? Aan de hand van bepaalde apparatuur, en met specialistische software, kan uw hele archief snel en zonder fouten gedigitaliseerd worden. Is het digitale archief eenmaal opgezet, dan kunt u het door middel van archiefsoftware inzien en gaan gebruiken. Hierbij spelen gebruiksvriendelijkheid en veiligheid een belangrijke rol.