Rittenregistratie tijdrovend? Niet meer met automatische rittenregistratiesoftware

De registratie van met je auto gereden kilometers wordt steeds belangrijker. Er wordt tegenwoordig namelijk steeds strenger naar de ingevulde documentatie gekeken. Het aantal gereden privékilometers met de auto van de zaak is zelfs één van de meest voorkomende conflicten met de Belastingdienst. Dit wil je natuurlijk voorkomen. In dit blog leg ik je uit hoe je dat kunt doen.

Automatische rittenregistratie

De naam rittenregistratie verklapt eigenlijk al zijn definitie, namelijk het registreren van je gereden ritten. Je registreert bijvoorbeeld het aantal gereden kilometer, met welke auto je de rit rijdt, de datum en tijd van de rit en de bestemming. Dit kun je natuurlijk met de hand doen, maar in de tijd waar we nu leven kan dat natuurlijk een stuk eenvoudiger. Namelijk, door automatische rittenregistratie. Dankzij speciale rittenregistratiesoftware en een speciaal kastje, ook wel bekend als een OBD-connector, wat je in de auto plaatst worden gegevens automatisch bijgehouden. Hierdoor hoef je minder tijd aan je administratie te besteden en heb je altijd een sluitende kilometerregistratie.

Maar waarom is dit nou zo belangrijk?

Dit komt omdat de Belastingdienst steekproefsgewijs en op ieder moment de kilometerregistratie kan opvragen. Indien deze niet sluitend is riskeer je een hoge boete.

Wist je trouwens dat je de administratie van gereden ritten volgens de wet minstens zeven jaar moet bewaren?

De fiscus stelt dat wanneer je met een zakelijke auto meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt dat er sprake is van inkomsten. Wanner je wilt aantonen dat je minder dan 500 km/ per jaar privé hebt gereden, dan is het dus erg verstandig om van iedere rit een gedetailleerde administratie bij te houden en door de gereden ritten te registreren. Wanneer je dus gebruik maakt van een OBD-connector met GPS-technologie en bijbehorende rittenregistratiesoftware dan wordt dit automatisch voor je bijgehouden. Wist je trouwens dat je met een ritregistratiesysteem je ook altijd zicht hebt op de locatie van je voertuig(en). Dit is met name handig voor wagenparkbeheerders, hierdoor plan je efficiënter en kun je snel reageren op ad-hoc verzoeken van klanten. Maar ook handig op het moment dat je auto wordt gestolen.

Voorwaarden rittenregistratie

In de rittenregistratie dienen de volgende gegevens te staan:

• Het automerk
• Het autotype
• Het kenteken
• De gebruiksperiode
• De ritgegevens

Per rit dient het volgende geregistreerd te worden voor de Belastingdienst:

• De datum en tijd van de rit
• De begin- en eindkilometerstand
• De bestemming, plus het adres van een eventuele tussenbestemming en vertrekadres

Let op: wijkt je route af van de gebruikelijke route, geef dan aan welke andere route je gereden hebt. Voeg ook de reden toe waarom je niet de gebruikelijke route hebt kunnen nemen (bijv. verkeerssituaties).

• Het karakter van de rit (privé of zakelijk)

Gebruik rittenregistratie op verschillende manieren:

1. Verplichte ritten registreren voor de Belastingdienst.
2. Effectiviteit van bedrijfsprocessen verbeteren.
3. In combinatie met GPS auto tracker te gebruiken voor route optimalisatie en rijgedrag analyse.

Tot slot nog even alle voordelen op een rijtje

• Fiscus-proof
• Rittenregistratie software bespaart je veel tijd doordat je de kilometers niet langer handmatig bij hoeft te houden
• Altijd zicht op het voertuig dankzij live locatie
• Gemakkelijk switchen tussen zakelijk- en privéritten
• Inzicht in rijgedrag
• Uitgebreide rapportages
• Bovenstaande maakt bedrijfsprocessen optimalisatie mogelijk