Waarom tijdschrijven cruciaal is voor uw bedrijf

Tijdregistratie: Het klinkt super gecontroleerd, maar tijdregistratie is de sleutel tot een gezonde bedrijfsvoering. Waarom is online tijdregistratie en online tijdbeheer belangrijk voor u als zakelijke dienstverlener? We hebben een aantal redenen voor tijdregistratie op een rijtje gezet.

Inzicht in de status, voortgang en opbrengst van het project

U kunt een project niet beheren zonder het budget, de deadlines en wie er aan het project werkt te kennen. Software voor urenregistratie en tijdschrijven is daarom essentieel voor goed projectmanagement. Het helpt voorkomen dat het project uit de hand loopt. Het afgelopen tijdschema is een betrouwbaar startpunt voor nieuwe projectbudgetten. Tijdens het project bewaak je het aantal geregistreerde uren, de balans tussen de gebudgetteerde kost en de werkelijk bestede tijd. Met realtime inzichten in de voortgang van het project, kunt u begrijpen waar de verbeterpunten zitten.

Betrouwbare gegevens over kostenberekening

Afgeronde projecten leveren veel informatie op voor toekomstige projectbudgetten. Daarnaast kunt u deze gegevens ook gebruiken in het verkoopproces. Omdat u op basis van de benodigde tijd en verschillende medewerkerstarieven de werkelijke kostprijs voor de dienst kunt bepalen. Betrouwbare prijsberekening levert u direct een realistische winstgevendheid op.

Inzichten in de efficiëntie

In grote lijnen zijn er twee soorten uren: factureerbare uren en niet-factureerbare uren. U brengt klanten factureerbare tijd in rekening en genereert inkomsten. U maakt geen facturen voor niet-factureerbare uren. Denk aan de tijd die u besteedt aan advies, training en management. Om voldoende winst te behalen, moet u als serviceorganisatie de minimale factureerbare tijd of het factureerbare percentage overschrijden. Om dit probleem correct te kunnen beheersen, stelt u een standaardproductiviteit in.

Vermijd discussies met klanten

Met een duidelijke tijdnorm kunt u elkaar verantwoordelijk houden als u kostbare tijd verspilt. Door een goede urenregistratie kun je ook snel en transparant de vragen van de klant over het facturatietijdstip toelichten. Deze informatie is ook waardevol als de inschrijftijd buiten het budget valt. Nauwkeurige registratie geeft u ook vertrouwen in andere taken. Vermijd discussies tussen medewerkers en discussies met klanten. Een goede dienstregeling kan je altijd het juiste antwoord geven.

De basis voor facturering

Als u het niet eens bent met de projectprijs van een klant, is de schriftelijke tijd de basis voor facturering. Als u echter maandelijkse facturen opstelt en meerdere mensen met verschillende snelheden werken, is dat een probleem. Als de uren nauwkeurig kunnen worden gevolgd, is het niet nodig om de uren daarna te verzamelen. Daarnaast weet je zeker dat er ten alle tijden facturen worden uitgereikt en mis je geen omzet. Ook bij een vaste prijsafspraak wil je toch dat de tijd binnen een bepaalde bandbreedte blijft. Door uren te registreren, kunt u tijd controleren en voorkomen dat deze wordt aangemerkt als onderzoekswerk.